منوی قراردادها در مدیریت خدمات
۱. منوی قراردادها
o صفحه قرارداد برای ایجاد و مدیریت قراردادهای مرتبط با سفارش های مشتری استفاده می شود
o فیلد فعال تعداد قراردادهای غیررسمی را نمایش می دهد که وضعیت آن ها زباله است و تاریخ پایان آن ها بیشتر از تاریخ فعلی است یا خالی است.
o فیلد منقضی شده تعداد قراردادهای منقضی شده را نشان می دهد. قرارداد وضعیت زباله ندارد و تاریخ پایان آن کمتر از تاریخ فعلی است
o فیلد نزدیک به انقضا تعداد قراردادهایی که در شرف انقضا هستند را نشان می دهد. قرارداد ایالت زباله نیست، تاریخ پایان غیرخالی و تاریخ پایانی کمتر یا مساوی ۷ دارد
o فیلد «اخیرا افزوده شده» تعداد قراردادهایی را نشان می دهد که پیش نویس نیستند (سطل آشغال) و بین ۷ روز قبل و ۷ روز پس از تاریخ سیستم ایجاد شده اند
o بخش زباله تعداد قراردادهای علامت گذاری شده به عنوان زباله را نشان می دهد
o نمودار قراردادها بر اساس نوع، نمای کلی از تعداد قراردادهای نوع قرارداد موجود (به استثنای پیش نویس قراردادها) را نشان می دهد
o نمودار ارزش قراردادها بر اساس نوع، نمای کلی از ارزش تمام قراردادهای نوع قرارداد مربوطه (به جز قراردادهای پیش نویس) را نشان می دهد.
o تابع را انتخاب کنید (فیلتر کنید) تا داده ها به طور خاص فیلتر شوند
۱.۱. ایجاد قرارداد
- مرحله ۱: صفحه قرارداد را انتخاب کنید -> تابع قرارداد جدید را در صفحه انتخاب کنید
- مرحله ۲: سیستم صفحه ای برای وارد کردن اطلاعات قرارداد نمایش می دهد -> وارد کردن داده های لازم -> سپس روی ذخیره کلیک می کند تا عملیات ذخیره شده و به مرحله ۳ برود
* توضیح:
o اگر فیلد زباله انتخاب شود، قرارداد تولید شده وضعیت را به عنوان زباله نمایش می دهد و نمی توان از آن برای نمودار گذاری استفاده کرد. در عین حال، مشتری قرارداد با وضعیت زباله را نخواهد دید.
o اگر فیلد Hide از مشتری انتخاب شود، قرارداد ایجاد شده در منوی قراردادها در پورتال مشتری نمایش داده نخواهد شد
o فیلد مشتری برای انتخاب نام مشتری استفاده می شود. این داده فیلد از صفحه منوی مشتریان گرفته شده است
o فیلد موضوع برای وارد کردن عنوان قرارداد استفاده می شود
o فیلد ارزش قرارداد برای وارد کردن ارزش قرارداد استفاده می شود
o فیلد نوع قرارداد برای انتخاب نوع قرارداد استفاده می شود. داده های این فیلد از صفحه نوع قرارداد در منوی قراردادها در تنظیمات گرفته شده اند. تابع را انتخاب کنید تا به سرعت نوع قرارداد اضافه شود
o فیلد سفارش برای انتخاب برگه سفارش مرتبط با قرارداد استفاده می شود. این داده فیلد از صفحه سفارش ها که در آیتم ۳ تنظیم شده گرفته شده و فقط سفارش هایی با وضعیت غیر از پیش نویس و لغو شده را دریافت می کند.
o فیلدهای تاریخ شروع و تاریخ پایان برای انتخاب تاریخ شروع و تاریخ انقضای قرارداد استفاده می شوند
o فیلد توصیف قرارداد برای وارد کردن توضیح قرارداد استفاده می شود
- مرحله ۳: پس از ایجاد اطلاعات قرارداد -> به طراحی قالب قرارداد ادامه دهید - > گزینه ذخیره را انتخاب کنید تا عملیات ذخیره شود
* توضیح:
o تب قرارداد برای طراحی قالب قرارداد استفاده می شود، از طریق تابع در دسترس فیلدهای ادغام برای انتخاب فیلدهایی که داده ها را از سیستم دریافت می کنند تا نمایش داده شوند. اگر قرارداد از مشتری پنهان نباشد، مشتری می تواند داده های این تب را ببیند
o تب پیوست فهرستی از پیوست ها تحت قرارداد مربوطه را نمایش می دهد. داده ها از صفحه پیوست بخش ۵ گرفته شده اند. اگر قرارداد از مشتری پنهان نباشد، داده های این تب توسط مشتری قابل مشاهده است.
o تب پیوست برای پیوست فایل های مرتبط با قرارداد استفاده می شود. مشتریان نمی توانند داده های این تب را ببینند
o تب نظرات برای نوشتن نظرات قرارداد استفاده می شود. مشتریان می توانند داده های این تب را ببینند و همچنین می توانند از طریق عملکرد Comment با مدیر درباره قرارداد گفتگو کنند.
o تب تاریخچه تمدید قرارداد برای محدود کردن مدت و ارزش قرارداد استفاده می شود. مشتریان نمی توانند داده های این تب را ببینند
* توجه: این فهرست فقط قراردادها با ایالتی غیر از زباله را نشان می دهد. برای دیدن فهرستی از تمام قراردادهایی که باید بر اساس شرایط از طریق تابع (فیلتر توسط) موجود روی صفحه فیلتر شوند
- مرحله ۱: صفحه قراردادها را انتخاب کنید -> تابع View مربوط به داده های مورد نظر را انتخاب کنید
- مرحله ۲: سیستم صفحه ای را نمایش می دهد که اطلاعات قرارداد از پیش طراحی شده را در خود دارد
قابلیت دانلود برای دانلود نسخه PDF قرارداد روی کامپیوتر شما استفاده می شود
تابع امضا برای امضای قرارداد استفاده می شود
۱.۳. امضای قرارداد
* توضیح:
Ø فهرست فقط قراردادها با ایالتی غیر از زباله را نشان می دهد. برای دیدن فهرستی از تمام قراردادهایی که باید بر اساس شرایط از طریق تابع (فیلتر توسط) موجود روی صفحه فیلتر شوند
Ø عملکرد امضا فقط یک بار قابل امضا است، بنابراین اگر ادمین امضا کرده باشد، مشتری دیگر نمی تواند دوباره امضا کند و بالعکس.
- مرحله ۱: انتخاب صفحه قراردادها -> انتخاب تابع نمایش مربوط به قرارداد برای امضا
- مرحله ۲: سیستم صفحه ای حاوی اطلاعات قرارداد از پیش طراحی شده نمایش می دهد - > برای انتخاب عملکرد امضا در صفحه ادامه دهید
- مرحله ۳: سیستم صفحه امضا و تأیید هویت را نمایش می دهد -> اطلاعات لازم را وارد کنید و در بخش امضا امضا کنید - > برای ذخیره عمل انجام شده، تابع علامت را انتخاب کنید
* توضیح:
o تابع پاک سازی برای حذف امضای تازه ایجاد شده استفاده می شود
o تابع Undo برای بازگشت به عملیات امضای قبلی استفاده می شود
o تابع لغو شده برای لغو امضا و بازگشت به صفحه قبلی استفاده می شود
* توجه: پس از امضای موفقیت آمیز، سیستم اجازه تمدید قرارداد را نمی دهد و وضعیت امضا شده برای قرارداد امضا شده نمایش داده می شود. در عین حال، اطلاعات وارد شده هنگام امضا و امضا نیز ثبت و روی صفحه نمایش داده می شود (نام خانوادگی، نام کوچک، آدرس ایمیل، زمان امضا، آدرس IP، امضا)
۱.۴. حذف امضا و امضای مجدد
- مرحله ۱: انتخاب تابع ویرایش مربوط به قرارداد برای حذف امضا
- مرحله ۲: سیستم صفحه ای را نمایش می دهد که اطلاعات مربوط به قرارداد را دارد -> تابع More را انتخاب کنید > تابع Clear Signature را انتخاب کنید
۱.۵. تمدید قرارداد
* توجه: پس از تمدید قرارداد، ارزش قرارداد بر اساس ارزش وارد شده در زمان تمدید تغییر می کند و همزمان سیستم داده های تمدید را ثبت می کند
- مرحله ۱: منوی قراردادها را انتخاب کنید -> تابع ویرایش مربوط به خطی که باید تمدید شود را انتخاب کنید و قرارداد را ادامه دهید
- مرحله ۲: سیستم صفحه عملکرد اطلاعات مربوط به قرارداد را نمایش می دهد -> برای انتخاب صفحه تب تاریخچه تمدید قرارداد ادامه دهید - > تابع تمدید قرارداد را انتخاب کنید
- مرحله ۳: سیستم صفحه تمدید قرارداد را نمایش می دهد -> اطلاعات لازم برای تمدید قرارداد را وارد کنید -> تابع ذخیره را برای ذخیره عملی که انجام داده اید انتخاب کنید یا گزینه بستن را انتخاب کنید تا عملیات لغو شده و به صفحه اصلی بازگردد
۲. منوی پیوست
صفحه پیوست برای ایجاد و مدیریت الحاقات قراردادها استفاده می شود
۲.۱. ایجاد ضمیمه
- مرحله ۱: انتخاب صفحه ضمیمه - > انتخاب عملکرد پیوست جدید در صفحه
- مرحله ۲: سیستم صفحه ای برای وارد کردن اطلاعات قرارداد نمایش می دهد -> وارد کردن داده های لازم -> سپس روی ذخیره کلیک کنید تا عملیات ذخیره شده و به مرحله ۳ بروید
* توضیح:
o اگر فیلد زباله بررسی شود، ضمیمه ایجاد شده وضعیت را به عنوان زباله نشان خواهد داد. در عین حال، مشتری ضمیمه ای با وضعیت زباله نخواهد دید.
o اگر فیلد پنهان کردن از مشتری انتخاب شود، مشتری ضمیمه ای که در قرارداد خود ایجاد شده را نمی بیند
o فیلد موضوع برای وارد کردن عنوان پیوست استفاده می شود
o فیلد قرارداد برای انتخاب قراردادی که می خواهید پیوست را به آن اختصاص دهید استفاده می شود. این داده های میدانی از صفحه قراردادها در مورد ۴ گرفته شده است
o فیلد تاریخ شروع برای انتخاب تاریخ شروع پیوست استفاده می شود
- مرحله ۳: پس از ایجاد اطلاعات قرارداد -> به طراحی قالب پیوست قرارداد ادامه دهید - > گزینه ذخیره را انتخاب کنید تا عملیات ذخیره شود
* توضیح:
o تب پیوست برای طراحی قالب پیوست از طریق تابع در دسترس فیلدهای ادغام برای انتخاب فیلدهای دریافت داده از سیستم جهت نمایش استفاده می شود.
o تب پیوست برای پیوست فایل های مرتبط با پیوست استفاده می شود. مشتریان نمی توانند داده های این تب را ببینند
۲.۲. ویرایش پیوست
- مرحله ۱: انتخاب تابع ویرایش مربوط به خط پیوست برای ویرایش اطلاعات
- مرحله ۲: سیستم صفحه عملکرد اطلاعات مربوطه در پیوست را نمایش می دهد -> به ویرایش داده ها ادامه دهید -> سپس روی ذخیره کلیک کنید تا عملیات ذخیره شود
